Telefonie Integration für DATEV

Dokumentation für Modulversion 4.2 ab STARFACE 10.0.0.0

Produktbeschreibung

Mit der “Telefonie Integration für DATEV” können Telefongespräche minutengenau abrechnet und zu jedem Gespräch persönliche Notizen hinzugefügt werden. Mit wenigen Mausklicks werden die gesammelten Informationen voll automatisiert in DATEV übertragen! Außerdem werden die Mandanten ganz einfach mit dem Adressbuch der STARFACE synchronisiert. Ab sofort wird jeder Anrufer mit Namen angezeigt. Ein Anruf bei einem Mandanten erfolgt ebenfalls kinderleicht über einen Klick aus der DATEV-Arbeitsoberfläche.

Produktbeschreibung

Mit der "Telefonie Integration für DATEV" können Telefongespräche minutengenau abgerechnet und zu jedem Gespräch persönliche Notizen hinzugefügt werden. Mit wenigen Mausklicks werden die gesammelten Informationen voll automatisiert in DATEV übertragen. Außerdem werden die Mandanten ganz einfach mit dem Adressbuch der STARFACE synchronisiert. Ab sofort wird jeder Anrufer mit Namen angezeigt. Ein Anruf bei einem Mandanten erfolgt ebenfalls über einen Klick aus der DATEV-Arbeitsoberfläche.

Diese Dokumentation bündelt die Installations- und Konfigurationshinweise für den DATEV Adressbuch Exporter.

Allgemeine Hinweise zur Installation und Nutzung

• Diese Seite ist eine Übersicht. Die Telefonie Integration für DATEV teilt sich in drei Bestandteile auf, die jeweils eigene Installations- und Konfigurationsanleitungen haben:
• STARFACE Modul: Dieses Modul wird auf der STARFACE Telefonanlage installiert und konfiguriert. Es ermöglicht die Kommunikation zwischen der Telefonanlage und der Desktop-Anwendung.
• Desktop-Anwendung: Diese Anwendung wird auf den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter installiert. Sie empfängt die Anrufinformationen von der Telefonanlage, ermöglicht die Erfassung von Notizen und überträgt die Daten an DATEV.
• Exporter: Der Exporter ist ein Dienst, der die Adressdaten aus DATEV exportiert und mit der Telefonanlage synchronisiert.

• Die Bestandteile werden in der Regel als ein Paket bereitgestellt, können aber auch einzeln installiert und konfiguriert werden. Es ist wichtig, die Anleitungen für jedes Bestandteil sorgfältig zu befolgen, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

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Changelog (3.10.1)

{fix} Behoben – GUI::

• Was: Bei mehreren schnellen Anrufen hintereinander blockierte die Oberfläche und die Integration musste neu gestartet werden.
• Warum: Verhindert Bedienabbrüche unter Last; erhöht Stabilität und reduziert Ausfallzeiten im laufenden Betrieb.
• Betroffen: Nutzer mit hoher Anruffrequenz (z. B. Hotline/Callcenter).
• Test: Mehrere eingehende Anrufe < 1 s Abstand; GUI bleibt responsiv, kein Neustart erforderlich.

{fix} Behoben – Dokumentation::

• Was: Veralteter Link zur Online-Dokumentation.
• Warum: Sicherstellt, dass Nutzer stets die korrekten Anleitungen finden; verringert Supportrückfragen.
• Betroffen: Alle Nutzer, die aus der Anwendung heraus die Doku öffnen.
• Test: Link aus der Anwendung öffnet die aktuelle Doku-Startseite.

{change} Geändert – GUI::

• Was: o-byte-Logo im Infofenster aktualisiert; Texte verallgemeinert und vereinheitlicht.
• Warum: Konsistentes Branding; bessere Verständlichkeit für unterschiedliche Einsatzszenarien.
• Betroffen: Alle Nutzer (Info-/About-Dialog, Hilfetexte).
• Test: Neues Logo sichtbar; Texte ohne produktspezifische Formulierungen.

{change} Geändert – Logging::

• Was: Call-ID zu bestehenden Logeinträgen ergänzt; zusätzliche Logs hinzugefügt.
• Warum: Erleichtert Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse; bessere Korrelation zwischen Anruf und Ereignissen.
• Betroffen: Betrieb/Support, Analyse und Monitoring.
• Test: Logeinträge enthalten Call-ID; neue Events erscheinen mit eindeutiger Zuordnung.

{fix} Behoben – TAPI-Einstellungen::

• Was: Bei Auswahl „TK-Anlage TAPI“ wurde die zuletzt verwendete TAPI-Leitung nicht automatisch ausgewählt.
• Warum: Spart Klicks, reduziert Fehlbedienungen; beschleunigt Wiederanmeldung/Wechsel.
• Betroffen: Nutzer mit TAPI-Anbindung.
• Test: Nach Wechsel auf „TAPI“ wird die zuvor verwendete Leitung automatisch gesetzt.

{fix} Behoben – TK-Anlagen-Verbindung (Tray-Icon)::

• Was: Bei offener Einstellungsansicht stellte das Tray-Icon eine Verbindung zur vorherigen, ungleichen TK-Anlage her.
• Warum: Verhindert Verbindungsinkonsistenzen; stellt sicher, dass Systemzustand der UI entspricht.
• Betroffen: Nutzer, die Anlage/Instanz wechseln, während die Einstellungen geöffnet bleiben.
• Test: Anlage in den Einstellungen ändern, Fenster geöffnet lassen; Verbindungsaufbau erfolgt zur aktuell gewählten Anlage.

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DATEV Adressbuch Exporter

Hinweise zur Installation und Nutzung

• Für die Installation des Exporters ist ein lokales Adminkonto erforderlich.
• Standardmäßig ist dieses Konto auf vielen Systemen nicht aktiviert und muss daher manuell eingerichtet werden.
• Ein Domänenadmin funktioniert nicht.

• Nach der Installation muss der Exporter immer explizit mit Administratorrechten gestartet werden, wenn der Dienst ausgeführt werden soll.
• Dies geschieht über den Rechtsklick auf die Anwendung mit der Option "Als Administrator ausführen".

Lokales Administrator Konto aktivieren (Windows 11 Pro)

• Startmenü öffnen → nach "Computerverwaltung" suchen und öffnen.

• Links zu "Lokale Benutzer und Gruppen" → Benutzer navigieren.

• Im mittleren Bereich den Benutzer "Administrator" doppelklicken.

• Haken bei "Konto ist deaktiviert" entfernen.

• Mit "OK" bestätigen.

• Über "Kennwort festlegen" ein Passwort vergeben.

• Während der Installation ist es erforderlich, sich mit den Credentials des lokalen Administrators anzumelden, um den Exporter-Dienst zu installieren.

STARFACE Zugangsdaten

• Host
• Gebe hier den Hostnamen (IP oder DNS) der STARFACE ein.

• Port
• Gebe hier den Port ein, über den der Exporter mit der STARFACE verbinden soll. Standardwert ist 443, wurde der Port in der STARFACE geändert, muss dieser hier entsprechend geändert werden.

• Login/Passwort
• Gebe hier die Zugangsdaten eines beliebigen STARFACE Administrators ein.

• Kanzlei
• Die Telefonie Integration für DATEV ist mandantenfähig. Das bedeutet, dass auf einer STARFACE mehrere Kanzleien mit verschiedenen Mandantenstammdaten (verschiedene DATEV-Installationen) in getrennten Adressbüchern arbeiten können. Der Adressbuch Exporter wird jeweils auf dem DATEV-Server der Kanzleien installiert. In der Konfiguration gibt man zur Unterscheidung die entsprechende Bezeichnung für das Adressbuch der Kanzlei an. Die Adressbuchbezeichnungen werden in der STARFACE festgelegt. Als Beispiel werden hier die Mandantenstammdaten der Kanzlei 1 in das STARFACE Adressbuch mit der Bezeichnung “Kanzlei1” importiert. So ist gewährleistet, dass die Stammdaten der jeweiligen Kanzleien in voneinander getrennten Adressbücher gespeichert werden.

Steuerung

• Export starten
• Dieser Button startet einen manuellen Export der DATEV Kontakte.

• Dienst starten/stoppen
• Diese Schaltflächen aktivieren oder deaktivieren die automatische Synchronisierung zum festgelegten Zeitpunkt.

• Synchronisationszeit
• Gebe an, zu welcher Uhrzeit die Daten synchronisiert werden sollen.

• Adressaten synchronisieren
• Wähle mit Hilfe der Checkbox aus, ob DATEV Adressaten synchronisiert werden sollen.

• Inaktive Adressaten synchronisieren
• Aktiviere die Checkbox, wenn auch inaktive Adressaten synchronisiert werden sollen.

• Institutionen synchronisieren
• Wähle mit Hilfe der Checkbox aus, ob DATEV Institutionen synchronisiert werden sollen..

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DATEV Adressbuch Exporter

Hinweise zur Installation und Nutzung

• Für die Installation des Exporters ist ein lokales Adminkonto erforderlich.
• Standardmäßig ist dieses Konto auf vielen Systemen nicht aktiviert und muss daher manuell eingerichtet werden.
• Ein Domänenadmin funktioniert nicht.

• Nach der Installation muss der Exporter immer explizit mit Administratorrechten gestartet werden, wenn der Dienst ausgeführt werden soll.
• Dies geschieht über den Rechtsklick auf die Anwendung mit der Option "Als Administrator ausführen".

Lokales Administrator Konto aktivieren (Windows 11 Pro)

• Startmenü öffnen -> nach "Computerverwaltung" suchen und öffnen.
• Links zu "Lokale Benutzer und Gruppen" -> Benutzer navigieren.
• Im mittleren Bereich den Benutzer "Administrator" doppelklicken.
• Haken bei "Konto ist deaktiviert" entfernen.
• Mit "OK" bestätigen.
• Über "Kennwort festlegen" ein Passwort vergeben.

• Während der Installation ist es erforderlich, sich mit den Credentials des lokalen Administrators anzumelden, um den Exporter-Dienst zu installieren.

Yeastar vorbereiten

• Öffne das Admin-Interface der Yeastar im Browser.
• Navigiere zum Menüpunkt API.
• Aktiviere die API-Funktionalität, falls diese noch nicht aktiviert ist.
• Kopiere die Client-ID und das Client-Passwort in die Zwischenablage.

• Lege in Yeastar ein Telefonbuch an, in das die DATEV-Adressdaten importiert werden.
• Dieses Telefonbuch entspricht funktional der bisherigen "Kanzlei"-Zuordnung.

Yeastar Zugangsdaten

• Host
• Gebe hier den Hostnamen (IP oder DNS) der Yeastar ein.

• Port
• Gebe hier den Port ein, über den sich der Exporter mit der Yeastar verbinden soll. Standardwert ist 443. Falls der Port in der Yeastar geändert wurde, muss er hier entsprechend angepasst werden.

• Client-ID
• Trage hier die Client-ID der in Yeastar angelegten API-Verbindung ein.

• Client-Passwort
• Trage hier das Client-Passwort der in Yeastar angelegten API-Verbindung ein.

• Telefonbuch
• Gebe hier die Bezeichnung des Yeastar-Telefonbuchs an, in das die DATEV-Daten importiert werden sollen.

Steuerung

• Export starten
• Dieser Button startet einen manuellen Export der DATEV Kontakte.

• Dienst starten/stoppen
• Diese Schaltflächen aktivieren oder deaktivieren die automatische Synchronisierung zu einem im nächsten Schritt festgelegten Zeitpunkt.

• Synchronisationszeit
• Gebe an, zu welcher Uhrzeit die Daten synchronisiert werden sollen.

• Adressaten synchronisieren
• Wähle mit Hilfe der Checkbox aus, ob DATEV Adressaten synchronisiert werden sollen.

• Inaktive Adressaten synchronisieren
• Aktiviere die Checkbox, wenn auch inaktive Adressaten synchronisiert werden sollen.

• Institutionen synchronisieren
• Wähle mit Hilfe der Checkbox aus, ob DATEV Institutionen synchronisiert werden sollen.

• Selbstsignierte Zertifikate akzeptieren
• Aktiviere diese Option, wenn die Yeastar mit einem selbstsignierten Zertifikat arbeitet und der Exporter dieses akzeptieren soll. In diesem Fall werden Zertifikatsfehler ignoriert, um die Kommunikation mit der Yeastar zu ermöglichen. Es wird empfohlen, diese Option nur zu aktivieren, wenn die Yeastar tatsächlich mit einem selbstsignierten Zertifikat arbeitet, da dies ein Sicherheitsrisiko darstellen kann.

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DATEV Integration für Anwender

Einstellungen

Anrufeinstellungen

• Eingehende Gespräche ignorieren : Bei aktiver Option ignoriert die Integration eigehende Anrufe.

• Ausgehende Gespräche ignorieren : Bei aktiver Option ignoriert die Integration ausgehende Anrufe.

• Interne Gespräche ignorieren : Bei aktiver Option ignoriert die Integration Anlageninterne Anrufe.

• Mandantenübersicht automatisch in DATEV anzeigen : Bei aktiver Option öffnet sich die Mandantenübersicht automatisch in DATEV. Genaueres Verhalten wird über die Unterpunkte geregelt.

• Nur bei in DATEV bekannten Rufnummern

• Nur bei angenommenen Gesprächen

• Fenster für Gesprächsnotizen automatisch öffnen : Bei aktiver Option öffnet sich das Gesprächsnotizfenster automatisch. Genaueres Verhalten wird über die Unterpunkte geregelt.

• Erst nach der Gesprächsannahme öffnen

• Windows-Benachrichtigungen bei neuen Gesprächen : Bei aktiver Option wird die Windowsinterne benachrichtigungsfunktion genutzt. Genauer definierbar über die Unterpunkte.

• Nur bei eingehenden Gesprächen

Allgemeine Funktionsweise

Die “Telefonie-Integration für DATEV” verbindet sich bei Programmstart automatisch mit Ihrer Telefonanlage. Andernfalls können Sie die Verbindung über das Windows Tray-Icon unten rechts in Ihrer Taskbar aufbauen. Je nach gewählter Konfiguration werden die Gesprächsdaten, wie Zeitpunkt, Mandant (sofern erkannt) und Dauer eines Telefongesprächs, automatisch an DATEV übertragen. Andernfalls erfolgt die Übertragung der Gesprächsdaten manuell über das Fenster für die Gesprächsnotizen.

Sollte eine Rufnummer mehreren Mandanten zugeordnet sein, so können Sie vorab den Mandanten auswählen (siehe Screenshot: Telefonie-Integration für DATEV – Auswahl Mandant). Sollte kein Mandant automatisch erkannt werden, oder die Auswahl ist nicht zutreffend, so können Sie über das Suchfeld einen anderen Mandanten auswählen.

Erfassen von Gesprächsnotizen

In dem Fenster “Gesprächsnotizen” wird Ihnen zudem der Name des Mandanten (sofern die Telefonnummer des Anrufers einem Mandanten zugeordnet ist) angezeigt. Zur leichteren Identifizierung eines Mandanten werden Ihnen zusätzlich die zugehörige Rufnummer und die E-Mail Adresse. Über das Eingabefeld können Sie während des Gesprächs oder im Anschluss Ihre Notizen zum Telefonat erfassen.

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TAPI Treiber vorbereiten und prüfen

TAPI Treiber prüfen/installieren

• Öffne die Windows Systemsteuerung und wähle den Punkt "Telefon und Modem".
• Lege einen Standort mit eigener Ortskennzahl fest.

Hinweis: Erfahrungsgemäß ist die Eingabe der Amtsholung im Standort unter Windows nicht zuverlässig, daher wird diese von unserer Integration direkt erledigt, siehe "Integration einrichten"

• Im Reiter erweitert, prüfe, ob der erforderliche TAPI-Treiber installiert ist. Ist dies nicht der Fall, installiere den TAPI-Treiber für die jeweilige Telefonanlage.

TAPI Leitung prüfen

• Um die TAPI-Konfiguration zu testen kann das Windows Programm "dialer.exe" verwendet werden.

• Zum Öffnen des Programms per Rechtsklick auf das Windows Symbol in der Taskleiste im Kontextmenü "Ausführen" wählen.

• "dialer.exe" eingeben und bestätigen

• Unter "Extras", "Verbinden über" aufrufen und die gewünschte TAPI-Leitung auswählen.

• Ist die Konfiguration der TAPI-Leitung korrekt, lässt sich über dieses Programm ein Anruf tätigen.

Versionshinweis

• 3.1.8
• Neues Fenster für die Rufnummernkonfiguration hinzugefügt.
• Bei der Installation kann jetzt ein Lizenzschlüssel angegeben werden, welcher von den Clients automatisch ausgelesen wird. (Gilt für Terminalserver)
• Fix: Das Call Handling bei Unify-Anlagen wurde angepasst und funktioniert jetzt wie erwartet.
• Fix: Bei Unify-Anlagen funktionierte die ausgehende Namensauflösung nicht.
• Neu: Eingabefeld "Amtsholung" in den Einstellungen hinzugefügt
• Fix: Die TAPI-Verbindung wurde nicht ordnungsgemäß getrennt
• Fix: Bei Gesprächen über TAPI wurden gelegentlich keine Events für einen beendeten Anruf registriert, sodass im Gesprächsfenster der Anruf als weiterhin Verbunden angezeigt wurde
• Fix: Bei Gesprächen über TAPI wurden die Rufnummern nicht immer korrekt formatiert
• Fix: Bei der manuellen Mandantenzuordnung wurde nach Gesprächsende der falsche Mandant an DATEV übermittelt.
• Fix: Bei der Gamma Crown hat ausgehend die Namensauflösung nicht funktioniert.
• Fix: Einige Anrufe blieben auf "Klingelt"
• Fix: Der Client kann nun den Lizenz-Request über einen Proxy aufbauen.

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UCI Proxy für DATEVasp

Beschreibung

Der o-byte UCI Proxy ermöglicht die Verwendung von UCI-Anwendungen, wie zum Beispiel dem STARFACE UCC Client oder DATEV Client, in einer DATEVasp Umgebung mit einer Cloud oder sonstigen extern gehosteten Telefonanlage. Dies ist standardmäßig nicht möglich, da DATEVasp Instanzen ausschließlich Verbindungen über die benötigten Ports in das Kundennetzwerk erlauben. Somit können DATEVasp Kunden diverse UCI-Anwendungen nutzen und dabei von Funktionen wie Click2Dial profitieren, auch wenn die STARFACE nicht im eigenen Netzwerk gehostet ist.

Dieses Produkt umfasst die Hardware mit vorinstallierten Software durch die o-byte.com GmbH & Co. KG

Vorraussetzung

Das Produkt wendet sich an Kunden, die DATEVasp sowie eine nicht im eigenen Netzwerk gehostete STARFACE, oder andere kompatible Telefonanlage nutzen, zum Beispiel STARFACE Cloud (zwingend “Dedizierte IP-Adresse” benötigt). Aus dem Kundennetzwerk muss die STARFACE Cloud über dem XMPP-Dienst (Port 5222) und HTTPS-Dienst (Port 443) erreichbar sein. Zudem muss die IP-Adresse des UCI Proxy im eigenen Netzwerk von DATEVasp entsprechend freigeschaltet sein.

Funktionsweise

Die UCI Anwendungen in der DATEVasp Umgebung können netzwerktechnisch die benötigten Ports, aufgrund von Restriktionen seitens DATEVasp, nur Ziele im Netzwerk des Kunden erreichen. Der Traffic der UCI Anwendungen wird aus diesem Grund über den UCI Proxy im Kundennetzwerk an das entsprechende Ziel, zum Beispiel eine STARFACE Cloud, weitergeleitet. Die STARFACE Cloud kommuniziert entsprechend auf dem gleichen Weg zurück. In der gewünschten UCI Anwendung muss als STARFACE Host entsprechend die IP-Adresse/DNS-Name des UCI Proxy konfiguriert werden.

Einrichtung

Verbinde den UCI Proxy über Port 1 mit dem lokalen Netzwerk. Der UCI Proxy bezieht anschließend eine IP-Adresse über DHCP. Rufe die Webkonfiguration des UCI Proxy über folgende URL auf:

https://[IP-Adresse des UCI Proxy]:4444

• Es öffnet sich der Einrichtungsassistent. Beginne die Konfiguration mit einem Klick auf Weiter

Netzwerk einrichten

Wan Einstellungen (Port 1)

• Aktiviere den Port 1 als WAN-Port, wenn sich das Internet-Gateway in einem anderen Subnetz befindet.

• Aktiviere wahlweise DHCP, wenn der UCI-Proxy seine IP-Adresse automatisch beziehen soll. Alternativ kann eine statische IP-Adresse konfiguriert werden.

Lan Einstellungen Port 2-4

• Konfiguriere hier die IP-Adresse und die Subnetzmaske für dieses Gerät.

DATEV Einstellungen

• Konfiguriere hier die Netzwerkdaten für DATEVasp. Diese werden von DATEV zur Verfügung gestellt.

Wartungsport (Port 5)

• Treten Probleme auf, so kann man den UCI-Proxy immer über LAN-Port 5 unter folgender IP-Adresse erreichen:

https://10.0.0.1:4444

PBX-Einstellungen

PBX Einstellungen

• Wähle bei PBX-Typ aus, mit welcher Telefonanlage kommuniziert werden soll. Alternativ kann auch eine benutzerdefinierte Konfiguration vorgenommen werden.

• Gebe bei Hostname oder IP-Adresse den Hostnamen oder die IP-Adresse der entsprechenden Telefonanlage ein. Der UCI Proxy wird mit einem Klick auf "Weiter" eine zugehörige IP-Adresse aufzulösen, falls vorher ein DNS-Name eingegeben wurde.

Benutzerdefinierte Portkonfiguration

• Gebe bei TCP-Port die Port(s) ein, die vom UCI Proxy weitergeleitet werden sollen. Um Portbereiche zu verwenden, trenne die Portangaben mit einem Bindestrich (z.B. 5000-6000). Mehrere Ports oder Portbereiche können mit einem Komma getrennt angegeben werden (z.B. 5000-6000,7000,8000-8100).

Passwort setzen

• Vergebe ein Passwort für die Anmeldung im Webinterface des UCI-Proxy. Beachte hierbei unbedingt die Komplexitätsanforderungen. (Mindestens 10 Zeichen, sowohl Groß- als auch Kleinbuchstaben)

Known Issues

MIGRATION-TODO: AsciiDoc-Attributblock manuell pruefen: [qanda]

STARFACE App registriert sich erfolgreich, aber bei der Telefonie fehlen die RTP-Daten.:: Die Clients, die aus dem DATEV Netz via Softphone telefonieren sollen, benötigen eine Route zur STARFACE Cloud über den UCI Proxy PowerShell Befehl:

route ADD <IP Adresse der STARFACE>  <IP Adresse UCI Proxy>

MIGRATION-TODO: Automatisch markierte Pruefpunkte:

– AsciiDoc-Attributblock manuell pruefen: [qanda]